加强档案馆功能建设 提升档案管理服务水平

    营口市站前区档案馆成立于 1985 年 3 月，同区档案局合署办公。现馆房使用面积 240 多平方米，配置铁制密集架 23 列 138 组，馆藏档案 21 个全宗、 12566 卷，各种资料 4000 余册。主要保存 1958 年站前区建区至 1996 年，中共站前区委、区政府、区人大、区政协及其所属机关、团体、事业单位在工作活动中所形成的史料。十几年来，特别是近几年，为把区档案馆建设成为保管全区档案史料的重要基地和社会各界查阅利用档案的服务中心，即打造功能型、服务型档案馆，全馆人员付出了辛勤、不懈的努力，并收到一定的成效。我们的主要做法是：

•  争取资金投入，推进档案馆基础设施建设

    档案工作是各项事业发展的一个主要基础。近年来，我们在强化和发展全区档案事业中，始终把档案馆工作作为重点来抓，不断推进其功能建设，使之更加贴近于社会、贴近于生活、贴近于群众。在具体做法上，一是积极邀请区委、政府主要领导即一把书记、区长到档案馆实地察看，让其了解现状，给予财力、物力上的支持；二是主动请求区主管档案工作的领导到档案馆现场办公，让其当好后盾，帮助解决具体实际问题；三是邀请人大领导和代表视察档案馆工作，主动接受人大代表监督，促使馆房设施建设落到实处。几年来，经过不懈努力，档案工作逐步赢得了区里领导和各阶层人士的理解、认同、重视与支持，使档案馆基础设施建设和管理条件有了明显的改观。仅 2005 年区机关办公楼迁入新址，区政府在财力不足、资金十分短缺的情况下，区长李松立一锤定音，一次性拨出 20 余万元，为档案馆安装空调、防盗门和密集架；档案馆用房也由原来的 110 平方米 扩展到 240 多平方米；并单独设立了现行文件利用服务中心和档案阅览室。在档案管理硬件设施上，区里为了缓解资金缺口的压力，还采取财政预算、分期拨款、逐年解决的方式，先后为档案局馆购置计算机（ 2 台）、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、去湿机等档案管理、办公设备。进而提升了区档案馆安全保管和提供利用档案服务的能力，也为广泛开发利用档案信息资源创造了有利的条件。

•  夯实基础业务工作，推进档案馆整体功能建设

    档案馆自身基础业务建设是档案事业的主体，更是搞好档案工作的根基所在。特别是随着社会的发展和人民群众对档案信息需求的不断提高，加强和完善档案馆基础业务工作凸现重要。我们站前区档案馆由于受一些客观条件的限制，导致馆藏档案数量不多，而且结构单一，载体不全。馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案居多，科技档案、专门档案等所占比例甚小。为了改变馆藏档案内容匮乏、整体功能发挥不够明显的状况，近二年我们在夯实档案馆基础业务建设上下了一番功夫。第一，加大档案接收进馆工作力度。区档案馆由于原来库房窄小，装具不足，未能正常开展好档案接收、征集工作，这也正是造成馆藏档案信息资源匮乏的重要因素之一。 2005 年迁入新址后，我们便发布“告示”，大力开展档案接收进馆工作，随后又组织局馆人员深入到各个单位进行监督、指导，严格把握移交进馆档案质量关。 2006 年，一次性接收基层单位移交进馆的纸质、声像、电子档案达 4200 余卷（册），不仅有文书档案，而且基建、堪界、防非典、保持共产党员先进性教育等专门档案也占有一定比例。这标志着区档案馆档案接收工作实现由“窄”变“宽”，由“单一”到“多元”的转变。第二，开展档案资料征集活动。为了进一步丰富馆藏内容，整合档案信息资源，提供“一站式”服务，区馆在区属机关广泛开展了有关现行政策、法规文件汇编以及与馆藏档案有关的各种资料的征集工作。先后征集到了《劳动人事法规规章》、《事业单位人事制度改革政策文件》、《党风廉政建设常用手册》、《国家归侨侨眷权益保护法》，以及辽宁省“信访条例”、“劳动合同规定”、“再就业扶持政策”、“老干部工作政策手册”等法规、政策性文件汇集 60 余册；征集《站前区志》、《站前区区情简介》、《驻区知名企业公司简介》、《站前区劳动模范光荣册》等资料 20 多本（册）。这些文件、书籍、资料，内容翔实丰富、政策性强、适用性强，为区档案馆有效发挥社会功能作用奠定了坚实的基础。第三，做好档案资料编研工作。为了有利开发利用馆藏档案信息资源，将“死”档案变成活材料，近些年我馆还有所侧重地开展了编研工作。先后编纂《中共站前区委、区政府文件汇编》、《劳动人事、经济工作专题文件目录》、《站前区机关机构编制人员设置文件汇编》、《站前区组织机构沿革、大事记》、《站前区概况及街道办事处简介》、《站前区省、市劳动模范、优秀共产党员简介》、《站前区工作亮点汇集》等信息资料十几种，达 200 多万字，为机关、团体、基层单位工作查考和领导决策起到积极的作用。第四，建立科学的档案检索体系。为了适应档案馆功能作用的发挥，我馆馆藏全部档案不仅按照规范化、系统化进行整理、排列和存放，而且还编制一套比较完备的检索体系。既有全宗介绍、各种档案案卷目录、专题目录、人名索引和文件字号索引等手工检索工具，又建有计算机软件系统机读目录数据库，不仅从不同角度揭示了馆藏档案信息资源，而且带来了快捷、高效的工作效率。

•  加强信息化建设，提高现代化档案管理水平

    信息化建设是实现档案馆整体功能提高的最佳手段。根据省、市档案局关于档案信息化建设的总体部署，区档案局馆坚持以档案网站建设为信息化建设的突破口，进一步提高档案馆信息开发和服务能力。 2004 年，我们档案局馆在全区率先（目前也是唯一一家）申办了部门独立域名网站。网站面向社会大众，开设了馆室简介、工作动态、政务公开、法规政策、现行文件、档案利用等 14 个栏目。为了保障网站正常有效运转，我们制定了《站前档案网站管理暂行办法》、《现行文件采集发布暂行规定》以及《上网信息审批制度》等规章，使其成为对外开放服务的一个重要窗口。 2005 年，开始着手进行档案信息数据库建设，应用“超星 98 ”、“清华紫光”和“时代综合”等 3 种档案管理专用系统软件，先后建立了馆藏档案案卷级目录数据库、文书档案文件级目录数据库、婚姻档案目录数据库、现行文件目录数据库、开放档案目录数据库等，总数据量达 3.5 万条；同时完成部分现行文件全文扫描 120 万字。此外，局馆网站还与区政府政务信息网进行了联网，与营口市及市（县）区档案网站实现了有效链接，使档案信息、工作动态在较为广泛的范围内得以交流。更主要的是档案网站建设，有效拉近了档案馆与人民群众之间的距离，搭建了档案信息开发利用服务的新平台。

•  树立服务理念，打造优质高效服务型档案馆

    服务是档案工作的根本属性，也是档案馆工作的永恒主题。近年来，为了充分发挥档案馆的社会服务功能作用，我们顺应形势，建立了“现行文件利用服务中心”，并在档案馆内正式挂牌，为广大人民群众及时了解、掌握和准确利用党和政府的法规、政策性文件，提供了方便之门。同时，每年还集中人力对馆藏档案进行整理和鉴定，及时开放应该开放的档案。为了提供优质高效的档案服务，我们还结合站前区机关开展创“五型”即学习型、创新型、服务型、节约型、和谐型机关活动，强化局馆人员综合素质建设，牢固树立和谐、务实、服务理念，坚持把“为您服务”、“让您满意”作为局馆工作的出发点和落脚点。几年来，为了擦亮档案馆这个服务窗口，大家对外来办事、查档人员做到了主动热情、耐心诚信，积极帮助解决问题，让其高兴而来，满意而归，树立了档案人的良好形象。例如 2005 年 3 月的一天，一位叫 华丽 君的女士来区要查本人婚姻档案，以解决家庭低保待遇方面问题。由于其下肢残疾，行动不便，不能到楼上档案馆查档，在政府办公楼前焦急万分。我们得知情况后，主动前往楼前接待，边询问，边安慰，并按其要求回馆调阅了大量的档案资料，终于查到了其当年原始婚姻登记手续。当 华 女士手接区馆出据的档案证明材料时，热泪盈眶地说：“档案馆的同志服务态度真好，这回可帮我解决了大问题。” 1996 至 2006 年 10 年间，站前区档案馆共接待社会各界利用者 2100 多人次，提供利用档案 11200 多卷次。为区街精神文明、物质文明和政治文明建设，为广大人民群众排忧解难，提供了及时有效的服务，收到了较好的经济效益和社会效益。