深 化 服 务

擦亮现行文件利用中心“窗口”

站前区档案局 于静
（ 2005 年 4 月 20 日）

　　现行文件利用中心公开国家、省、市与人民群众切身利益息息相关的法规政策性文件即群众常说的“红头文件”，中共中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对现行文件利用工作情况做出了重要批示：现行文件利用工作是密切党和政府与人民群众的联系，维护群众的合法权益，推进政务信息公开的重要工作，我们应求真务实，开拓进取，把这项工作做深、做细、做实，以适应群众实际需要，为全面建设小康社会做出新的贡献，做为档案人，我们究竟该如何深化服务，真正意义上擦亮这个窗口，践行“三个代表”重要思想呢？

　　一、领导重视，强化“硬环境”建设。

　　任何事业的兴起，发展都需要有坚实的基础，领导重视，舍得投入，才能建全、建完善、建出实效。做为对外开放服务窗口的现行文件利用中心，更需要夯实的基础设施，完善的硬件。随着科学的发展，科技的进步，人们档案意识的增强，现行文件利用工作已是摆在我们面前的重要课题，满足最广大人民的最根本利益，以人为本已是时代发展的必然措施，为了这些，更为了档案追时代，档案局于 2004 年 11 月现行文件利用中心正式挂牌对外开放服务大众，全局上下齐心合力，齐抓共管，完成了阅卷间的改造、重组；领导重视得到主管领导石书记的亲笔批示，本局领导舍得投入，买双组检索工具柜、帘、增设一组卷柜、买卷皮、复印查阅登记薄、检索目录夹；我负责了文件材料的收集、整理、鉴定、微机目录打印、装盒、上架、排号；我们收集了 1996 年 ---2002 年群众关心的房地产，劳动保障，工资待遇，人员安置，物价标准，工作参考等各种门类的中共中央及办公厅、国务院及办公厅、省市委、政府及办公室及本区的上三级文件，说不上过硬，但也经过一番努力，面向了群众服务。

　　二、细致工作，针对不同人群完善“窗口”。

　　现行文件是涉及人们利益，群众迫切想知道的文件，为了针对不同人群更好便民、利民，我们必须打造一个平台，及时、有效、准确地反映出问题的实质。
　　 (1) 、根据不同人的身份结构、文化素质、价值取向把单份文件进行一下复制以备查档利用者及时、快速查阅。
　　 (2) 、针对专项档案，可以单独抽出空间，整理检索工具以备查阅。
　　 (3) 、微机辅助管理实现文档一体化，构制符合部门特点的应用软件，适当著录，人们使可在查阅时，点击记录以便检索，省时、省力、省效能。
　　 (4) 、丰富“中心”，放入适当编研材料，例如简介、大事记、组织沿革及各种汇编、报纸剪裁，简单直观地让人们取之有效， 2003 年我们档案馆编研一本《站前区机关机构设置、人员编制文件汇编》，就直观、立体、快捷地为区机关各部门查考机构、人员等情况提供途径。
　　 (5) 、由于区收到上三级文件份数有限，收集可能存有一定困难，我们便收集区委、政府的案卷以备各方面人员查找，可以说细致、周到的服务就是为了全心全意为人民服务。

　　三、深化服务形式，提高服务质量，提升服务功能。

　　“三个代表”重要思想，保持共产党员先进性教育中把先进性成果转化成为人民服务的动力，溶入业务工作是最本质要求，现行文件利用中心就在追逐时代脉搏，打造服务平台。

　　(1) 、因时、因地、因环境开展多种形式便民服务。
　　 一是手工检索，登记入册。群众或机关查阅、查考，他们提供具体内容、范围，通过检索目录，调出文件提供利用。二是微机，网上进行检索、传递。随着微机、网络的问世、发展，人们不必亲自送文件或材料 ( 但网上公布的必是一般文件，不是秘密不可公开的文件 ) ，查阅者可以在网上进行流览，下载为其所用，当然这需要资金投入，是我们档案人的追求和形势发展的要求，也是我们的努力方向。三是手工和微机同步应用，站前区档案馆，准备购制一部扫描仪以便于文件修复和复印件提供利用。可以说档案馆和现行文件利用中心这两个对外服务新“窗口”是我们局馆工作的重中之重。
　　 (2) 、档案业务人员的导向及知识技能直接影响到查阅的档次，现行文件是“红头文件”，普通百姓可能很少接触，它其中的来龙去脉，形成部门的职责、功能直接涉及查阅目的，做为“向导员”必须全面了解文件性质，以便于帮助利用者，寻找捷径，快速查阅，提高效率。
　　 (3) 、微笑服务达到“三心”。群众是上帝， 我们是公仆，如何内强素质、外展形象，是我们档案人工作的初衷，为了达到群众高兴而来，满意而归的目的，我们不断强化素质，档案局、馆全部是共产党员，参加过省市各种培训及再教育学习，了解动态，紧随形势，并设定“诚心、热心、耐心”三心服务制度，对外设置征求意见薄，广纳群众意见及建议，以便提升服务质量，对残疾或困难群众，我们主动服务，耐心调卷，直至其满意，自现行文件利用中心设立以来，无上访及投诉事件发生。

　　公开的现行文件利用工作，旨在全心全意为人民服务，为了更好构建和谐社会，与时俱进，开拓进取，擦亮便民、利民窗口，档案人正在做着不懈努力，道路虽然曲折，任重道远，但前途是光明无限的。